Teabehaldus

Teabehaldus

Teabehaldus on tegevus, mis toetab asutuse ja avaliku sektori eesmärkide saavutamist teabe haldamise, jagamise ja vahetamisega kõigis infosüsteemides ja andmekogudes. Teabehalduse alategevused on andmehaldus, dokumendihaldus, sisuhaldus sise- ja välisveebis ning teabele juurdepääsu ja teabe kaitse korraldamine.

Dokumendihaldus on teabe korrastamine arhiiviseaduse § 2 lõigetes 1 ja 2 nimetatud teabe haldamist, menetlemist, vahetamist ja sellele juurdepääsu, kui see teave on jäädvustatud paberile, faili või e-posti sõnumisse. (vt Vabariigi Valitsuse 25.05.2017 määrus nr 88 “Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“)

vallavolikogu põhiplank. Vallavolikogu põhiplangile vormistatakse volikogu määrused ja volikogu otsused, samuti volikogu esimene käskkirjad ning teised volikogu koostatavad mitte-adresseeritavad dokumendid. Põhiplangi alusel on koostatud volikogu määruse, volikogu otsuse ning volikogu esimene käskkirjade vormingud või dokumendimallid. 

vallavolikogu kirjaplank. Vallavolikogu kirjaplangile vormistatakse Kaastle Vallavolikogu peetav kirjavahetus ning muud Kaastle Vallavolikogu väljasaadetavad dokumendid, sh kirjavahetus Riigikogu, Riigikohtu,  õiguskantsleri, Riigikontrolli, Justiitsministeeriumi ja Rahandusministeeriumi ja teiste valitsusasutustega. Reeglina vormistatakse õigusaktid põhiplangil ja saadetakse välja kaaskirjaga. 

vallavolikogu protokoll. Vallavolikogu protokolli vormingule vormistatakse Kaastle Vallavolikogu istungite protokollid, aga ka komisjonide ja fraktsioonide koosolekute protokollid, samuti töönõupidamised ja koosolekud volikogus ja selle komisjonides. Protokollile kirjutavad alla istungi, koosoleku või nõupidamise juhataja ning protokollija. Protokollist peavad eelkõige nähtuma otsused.

vallavalitsuse põhiplank. Vallavalitsuse põhiplangile vormistatakse vallavalitsuse antud määrused ja korraldused ning vallavalitsuse, vallavanema või vallasekretäri käskkirjad. Vallavalitsuse põhiplank on mõeldud nende dokumentide jaoks, mida ei adresseerita asutusest välja. Kui põhiplangi dokumenti on vaja saata asutusest välja, siis saadetakse see koos kirja- või e-posti plangil kaaskirjaga. 

vallavalitsuse kirjaplank. Vallavalitsuse kirjaplangile vormistatakse Kaastle Vallavalitsuse väljasaadetavad või asutusevälisele isikule adresseeritavad  dokumendid. Kirjaplangil on täiendavalt adressaadi välja ja asutuse kontaktandmete väli  – see võimaldab adressaadil võtta ühendust Kaastle Vallavalitsusega või vastata vallavalitsuselt saadud ametikirjale. 

vallavalitsuse protokoll. Vallavalitsuse protokolli vormingule vormistatakse  Kaastle Vallavalitsuse istungid ja komisjonide koosolekud, samuti Kaastle valla ametiasutuste töökoosolekud ja nõupidamised, töögruppide koosolekud ja muud ametiasutuse nõupidamised. Protokollile kirjutavad alla istungi, koosoleku või nõupidamise juhataja ja protokollija. Eraldi dokumendina vormistatud otsused lisatakse. 

vallavalitsuse memoplank. Vallavalitsuse memoplangi vormingule vormistatakse memorandumid – lühianalüüsid, lühiaruanded või koosolekute märkmed. Kui istungi, koosoleku või nõupidamise kohta ei koostata protokolli, siis koostatakse selle asemel memorandum. Kui analüüsi või aruande pikkus jääb alla 10 lk, siis võib analüüsi või aruande vormistada memorandumine. 

valla analüüsiplank. Kaastle Vallavolikogu, Kaastle Vallavalitsuse ja ametiasutuse, samuti Kaastle valla poolt tellitavate analüüside ja aruannete dokumendid vormistatakse valla analüüsiplangile (v.a lühianalüüsid ja -aruanded, mis vormistatakse memoplangile). Analüüs või aruanne peab sisaldama ülevaadet allikatest, metodoloogia ja uurimistulemuste kirjeldust ning sellel põhinevat arutluskäiku ja järeldusi. Kõik analüüsis või aruandes kasutatud allikad tuleb viidata. 

. õigusakti eelnõu ja seletuskiri.  Kaastle Vallavolikogu ja Kaastle Vallavalitsuse määrused on õigustloovad aktid ning nende kohta koostatakse eelnõu ja seletuskiri. Eelnõu on õigusakti tekst enne selle vastuvõtmist. Seletuskirjas antakse ülevaade eelnõu eesmärgist, sätete sisust ja regulatsiooni mõjudest. 

• asjaajamine. Dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmisel arhiivi. Mõiste tulenes kuni 02.06.2017 kehtinud Vabariigi Valitsuse 26.02.2001 määruse nr 80 “Asjaajamiskorra ühtsed alused” ning hõlmas a) asutuse ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise dokumenteerimist, b) dokumentide nõuete, ringluse ja kättesaadavuse tagamist; c) dokumentidele juurdepääsupiirangute tagamist; d) dokumentide tähtaegset täitmist ja selle kontrolli; ning e) dokumentide ja nende tõeväärtuse säilitamist (määruse § 2 lg 1). 
• teabehaldus. Teabehaldus on ettevõtja või asutuse tegevuse ja protsesside käigus tekkiva teabe, andmete ja dokumentide terviklik ja süsteemne haldamine. Teabehalduse korraldusega määratakse kindlaks, milliseid andmeid kuidas hallatakse ja kaitstakse, kuidas luuakse andmetest teavet, kuidas andmed ja teave dokumenteeritakse ning milliseid turvameetmeid (säilitamine, pseudonümiseerimine, anonümiseerimine, hävitamine jt) kasutatakse. 
• dokument. Dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Dokumendiks võib olla paberkandjal tekst, pilt, skeem või joonistus, foto, film või perfokaart, arvutifail (sh teksti-, pildi-, video- või helifail) või andmekogu (sh veebileht). Dokumendi puhul on oluline, et oleks võimalik määrata kindlaks tema loomise aeg, looja ja muud autentsuse seisukohalt olulised asjaolud. 
• arhivaal. Arhivaal on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Arhivaali hävitamine või kahjustamine on kuriteona karistatav. 
• andmed (inglise keeles “data”). Andmed on iseseisvad infoühikud, millega kajastatakse isiku, asja või nähtuse mõnda konkreetset tunnust. Inimese andmed on tema isikunimi, sünniaeg, isikukood, elukoht, telefoninumber jne. Ettevõtja andmed on tema ärinimi, registrikood, asutamisaeg, omakapital, tegevusala, kontaktandmed jms.
• teave (inglise keeles “information“). Teave on omavahel seotud tähenduslike andmete kogum. Teave tekib, kui omavahel seostatakse andmed nii, et sellest tekib tähendus (nt seotakse isiku andmed haiguse andmetega nii, et sellest tekib teave isiku terviseseisundi kohta ehk terviseteave). Lisaks teabele eristatakse veel sõnu “teadmine” (inglise keeles “knowledge”, aga ka “intelligence”) ja tarkus (inglise keeles “wisdom“). Teadmine seisneb teadmise ja elukogemuse ühendamisel terviklikuks paradigmaks.